Deep Work

Mein ehrliches Maximum liegt bei etwa 40 Minuten echtem Fokus. Nicht die zweistündigen Mönchssessions aus Produktivitätsbüchern. Vierzig Minuten, dann will mein Gehirn einen Kaffee und einen Blick aus dem Fenster.

Also habe ich aufgehört, nach einer Zahl auf der Uhr zu planen. Ich starte einfach eine.

Starte die Uhr, nicht den Plan

Ich nutze fast immer den Flow-Modus. Er zählt hoch, also muss ich nicht vorher entscheiden, ob das eine 25-Minuten-Sache oder eine 50-Minuten-Sache ist. Ich starte und arbeite, und wenn ich fertig bin, stoppe ich.

Wähl die Aufgabe. Meistens ist es die Kröte des Tages, die ich am liebsten vermeiden würde.
Wähl eine Aktivität. Work für das meiste, oder eine eigene.
Tipp auf Start.

Am schnellsten: Tipp auf ▶ auf der Aufgabenkarte. Oder drück lange auf das App-Symbol › Start flow (iOS) oder Start pomodoro (Android), und pausiere oder stoppe später über den Sperrbildschirm. Mehr dazu in Tagesplanung.

Wenn ich stoppe, gibt mir Flow eine Pause, die zur Arbeit passt: standardmäßig 5:1, also bringen 40 Minuten 8 Minuten Pause. Die nehme ich. Pausen auszulassen ist genau der Weg, auf dem 40 Minuten Fokus zu 90 Minuten Starren auf dieselbe Funktion werden.

Pausieren oder stoppen?

Irgendwas unterbricht immer. Meine Regel ist einfach:

Etwa eine Minute (eine Frage, die Türklingel): Pause, kümmer dich drum, Resume.
Deutlich länger: Stop. Dann nimm die Pause, denn aus dem Flow bist du sowieso schon raus.
„Nur eine Minute“, die keine war: Ich komme zum pausierten Bildschirm zurück, sehe, dass 15 Minuten vergangen sind, und stoppe dort. Kein schlechtes Gewissen. Die Session bis zur Pause zählt trotzdem.

Sessions unter 3 Minuten werden im Flow-Modus nicht gespeichert, ein Fehlstart verfälscht also deine Statistik nicht.

Meetings zählen auch

Ich starte Flow mit der Aktivität Meeting, wenn ein Call oder eine kurze Abstimmung beginnt, und stoppe, wenn sie endet. Das ist keine Deep Work, und genau darum geht es. Am Ende der Woche zeigt Statistik › By activity, wie viel von meinem „Arbeitstag“ eigentlich Meetings waren. Die Zahl ist meistens unverschämt.

Logge, was nicht geplant war

Der Timer deckt geplante Arbeit ab. Vieles am Tag ist aber nicht geplant: kurz raus für eine Besorgung, jemand stellt eine Frage, die ich nicht beantworten konnte, also musste ich mich eine halbe Stunde lang einlesen.

Dafür gibt es Log-Notizen. Eine Zeile, die Zeit ist standardmäßig jetzt:

„Paket abholen“
„X für Anna recherchiert, wusste die Antwort nicht“

Am Ende des Tages zeigt das Log Sessions, Notizen und erledigte Aufgaben auf einer Zeitleiste. Dann hat „Warum habe ich heute nur zwei Sessions geschafft?“ eine Antwort, und meistens ist es nicht Faulheit.

Einmal pro Woche

Öffne die Statistik und schau dir Time of day an. Wenn sich dein Fokus zwischen 9 und 11 Uhr ballt, leg die schweren Sachen dorthin und die Meetings woandershin. Zumindest wenn du kannst.

Vierzig ehrliche Minuten schlagen zwei Stunden Vortäuschen.